Werkbasis hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

Werkbasis verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?
Werkbasis is een eenmanszaak te Gorssel

Goudenregenstraat 6
7213WZ Gorssel
Info@werkbasis.com
0648024847

Voor vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@werkbasis.com

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van het contact dat u met Werkbasis heeft, kunnen wij onder andere uw naam, bedrijfsnaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, functie, correspondentie, afspraak- en planningsgegevens, offerte- en factuurgegevens, betaalgegevens en overige gegevens verwerken die u zelf aan ons verstrekt.

Wanneer u onze website gebruikt, kunnen daarnaast technische gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website.

Wij verzamelen niet bewust meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor onze dienstverlening

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Werkbasis verwerkt persoonsgegevens om contact met klanten en geïnteresseerden te onderhouden, aanvragen te beantwoorden, offertes op te stellen, afspraken te plannen, overeenkomsten uit te voeren, administratie en facturatie te verzorgen en onze dienstverlening goed uit te kunnen voeren.

De verwerking kan gebaseerd zijn op het uitvoeren of voorbereiden van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd bedrijfsbelang of - wanneer dit wettelijk nodig is - toestemming.

De AVG verplicht organisaties om duidelijk te maken welke persoonsgegevens zij gebruiken en voor welke doeleinden.

4. Klantcontact via e-mail en Whatsapp
Wanneer u contact opneemt met werkbasis via e-mail of Whatsapp, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om uw bericht te behandelen.

Dit kan bijvoorbeeld uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfsnaam en de inhoud van het gesprek zijn.

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor het beantwoorden van uw vraag, het uitvoeren van onze dienstverlening en het onderhouden van onze zakelijke relatie.

5. Offertes en overeenkomsten
Wanneer u een offerte aanvraagt of klant wordt bij Werkbasis, verwerken wij persoonsgegevens die nodig zijn voor het opstellen en uitvoeren van de overeenkomst.

Hieronder kunnen onder andere contactgegevens, bedrijfsgegevens, afspraken over werkzaamheden, correspondentie, factuurgegevens en betaalgegevens vallen.

6. Gegevens die Werkbasis namens klanten verwerkt
Een belangrijk onderdeel van de dienstverlening van Werkbasis bestaat uit het ondersteunen van andere ondernemers met hun binnendienst.

Werkbasis kan daardoor namens een opdrachtgever toegang krijgen tot persoonsgegevens van klanten en potentiële klanten van die opdrachtgever. Denk bijvoorbeeld aan gegevens in e-mail. Whatsapp, agenda's, offertes, klantbestanden en administratiesystemen.

In deze situaties bepaalt de opdrachtgever waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt. De opdrachtgever is dan in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke en Werkbasis treedt op als verwerker.

Wrkbasis verwerkt deze gegevens uitsluitend volgens de afspraken en instructies van de opdrachtgever.

Met opdrachtgevers waardoor Werkbasis persoongegevens verwerkt, worden waar nodig afspraken vastgelegd in een verwerkingsovereenkomst. De AVG stelt onder meer eisen aan instructies, beveiliging, geheimhouding, subverwerkers en het verwijderen of teruggeven van gegevens na beëindiging van de dienstverlening.

7. Agenda en planning
Wanneer Werkbasis namens een klant afspraken plant of een agenda beheert, kunnen wij namen, telefoonnummers, e-mailadressen, adresgegevens, afspraakgegevens en eventuele opmerkingen verwerken die noodzakelijk zijn voor het plannen en uitvoeren van de afspraak.

Wij verwerken hierbij alleen informatie die nodig is om de betreffende werkzaamheden uit te voeren.

8. Klantdatabases en CRM-systemen
Wanneer dit onderdeel is van de afgesproken dienstverlening kan Werkbasis gegevens bijhouden in een klantdatabase of CRm-systeem.

Daarin kunnen bijvoorbeeld contactgegevens, data van contactmomenten, informatie over offertes, afspraken, uitgevoerde werkzaamheden en noodzakelijke vervolgacties worden geregistreerd.

Wanneer dit namens een opdrachtgever gebeurt, blijft de opdrachtgevert verantwoordelijk voor het doel waarvoor dee gegevens worden verwerkt.

9. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Werkbasis verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Wij kunnen voor onze bedrijfsvoering gebruikmaken van externe dienstverleners, bijvoorbeeld voor websitehosting, zakelijke e-mail, telefonie en Whatsapp, cloudopslag, boekhouding, agenda's ofa ndere software die noodzakelijk is voor onze dienstverlening.

Met partijen die names Werkbasis persoonsgegevens verwerken worden waar nodig passende privacyafspraken gemaakt.

Wanneer Werkbasis als verwerker van een andere partij als subverwerker inzet, gelden daarvoor eveneens AVG-eisen. Onder andere toestemming en afspraken over de verwerking kunnen noodzakelijk zijn.

10. Gegevens buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige softwareleveranviers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Wanneer dit gebeurt, zorgt Werkbasis er waar nodig voor dat passende waarborgen voor de bescherming van persoonsgegevens aanwezig zijn, overeenkomstig de AVG.

11. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Werkbasis bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens laner te bewaren.

Administratieve gegevens die onderdeel zijn van de fiscale administratie worden in beginsel 7 jaar bewaard. De Belastingdienst verplicht ondernemers onder andere hun basisadministratie en facturen gedurende 7 jaar te bewaren.

Voor overige gegevens hanteren wij in beginsel de volgende uitgangspunten: gegevens van aanvragen die niet tot een overeenkomst leiden worden verwijderd wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn; correspondentie wordt niet langer bewaard dan nodig voor de zakelijke relatie; persoonsgegevens die Werkbasis namens een opdrachtgever verwerkt worden na beëindiging van de opdracht verwijderd of teruggegeven volgens de gemaakte afspraken.

12. Beveiliging
Werkbasis neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of ongewenste openbaarmaking.

Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen en systemen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van de dienstverlening.

13. Uw privacyrechten
U heeft onder de AVG verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt onder andere verzoeken om inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens. Ook kunt u in bepaalde gevallen bezwaar maken tegen een verwerking, verzoeken om beperking van de verwerking of vragen om overdracht van uw gegevens.

Een verzoek kunt u sturen naar info@werkbasis.com

Wij reageren in beginsel binnen één maand op een privacyverzoek. De AVG vermeldt eveneens dat organisaties in beginsel binnen één maand op zo'n verzoek moeten reageren.

Wanneer Werkbasis persoonsgegevens uitsluitend namens een opdrachtgever verwerkt, kan het nodig zijn dat uw verzoek door de betreffende opdrachtgever wordt behandeld.

14. Klacht indienen
Heeft u een klacht over de manier waarop Werkbasis met persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact mer ons op, zodat wij kunnen proberen het probleem op te lossen.

U heeft daarnaast het recht om een privacyklacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Cookies
Werkbasis kan gebruikmaken van cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website.

Wanneer wij daarnaast analytische, tracking- of marketingcookies gebruiken waarvoor toestemming vereist is, worden deze pas geplaatst nadat hiervoor toestemming is gegeven.

16. Wijzigingen
Werkbasis kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, website of wettelijke verplichtingen veranderen.

De meest actuele versie van de privacyverklaring wordt altijd op onze website gepubliceerd.

Werkbasis.
De externe binnendienst voor ondernemers.